Chronique publiée initialement le 26 Avril 2021 sur mon ancien blog L’Histoire d’une Fainéante
Si tu cherches une méthode simple et facile à mettre en place pour améliorer ta productivité et ta concentration, cet article est fait pour toi !
Avant de te dévoiler les 3 étapes qui m’ont aidée à gagner en productivité et concentration en 21 jours, je vais te donner un peu de contexte pour te permettre de comprendre comment j’en suis arrivée à modifier mes habitudes de travail.
Premièrement, il faut savoir que je travaille dans le transport international de marchandises depuis plus de dix ans et que dans ce secteur, on demande aux employés d’être polyvalents et résistants au stress.
Pourquoi ?
Pour la simple et bonne raison que le transporteur est l’un des derniers maillons de la chaîne et qu’il doit gérer les contraintes en amont et en aval du dossier. Le client a des impératifs et se moque bien de savoir que sa commande n’a pas été livrée parce qu’un chauffeur a attrapé la varicelle et qu’il n’a pas pu venir bosser ! Il faut trouver des solutions rapidement et prendre sur soi en attendant que la foudre passe.
Deuxièmement, mon expérience acquise grâce à différents postes occupés au sein de TPE, PME et grands groupes, m’a appris que pour être considérée comme étant productive et compétente, il me fallait être capable de :
- Réaliser plusieurs tâches en même temps : avoir une conversation téléphonique avec le client A tout en rédigeant un email au client B et en cherchant les informations du client C pour un manager qui ne peut pas attendre que mon appel soit terminé…
- Faire preuve de “curiosité” : avoir une oreille qui traîne sur tout ce qui se dit dans le bureau pour ne louper AUCUNE information capitale telle que l’opération au laser qu’a subi le client D pour régler son problème de myopie…
- Il y a peu, j’ai finalement réalisé que cette façon de procéder était épuisante et que je n’étais pas aussi efficace et efficiente que je le pensais.
J’ai donc décidé d’opérer un changement et d’appliquer les 3 astuces ci-dessous durant 21 jours (le temps nécessaire pour acquérir une nouvelle habitude selon la théorie développée par le chercheur Maxwell Maltz et que j’ai choisi d’adopter) :
Etape # 1 : Faire une tâche à la fois
Si tu es comme moi et que tu as l’habitude faire plusieurs choses en même temps (discuter avec une personne tout en consultant ton téléphone ; préparer le repas tout en étendant le linge fraîchement lavé ; rédiger un article de blog en regardant une série et en envoyant des textos à des proches …) je t’invite à tester cette méthode qui consiste à faire une chose à la fois.
Commence une tâche et finis-la (dans la mesure du possible) avant d’en entamer une autre.
En procédant ainsi, le cerveau sera focalisé sur une seule tâche et sera donc plus performant.
Tony CRABBE aborde d’ailleurs ce point dans son livre « Plus jamais débordé(e) » et parle notamment de la « zone » qui permet aux sportifs d’être à leur top niveau « parce qu’ils sont entièrement absorbés par leur activité. […] Pour rester entièrement immergé dans une activité, il faut avoir un objectif simple, même s’il peut revêtir des formes diverses et se focaliser sur une chose à la fois. Même si cela peut paraître facile et évident, je rencontre peu de gens aujourd’hui dans le cadre de mon travail, qui ne font qu’une seule chose à la fois.”
Etape # 2 : Impose-toi des délais
Lorsque tu réalises une tâche, prends l’habitude de t’imposer un délai. Tu éviteras ainsi de te laisser surprendre par le temps et/ou de faire traîner ton activité en longueur.
Voici 3 méthodes pour apprendre à gérer et délimiter son temps et ainsi gagner en productivité :
- Calculer le délai puis le multiplier par deux
Nous avons tendance à sous-estimer le temps dont nous avons besoin pour réaliser une tâche. En psychologie, ce phénomène est appelé “l’illusion de la planification”.
CRABBE écrit d’ailleurs à ce sujet :
« Nous surestimons considérablement nos capacités. En plus de nous doter de capacités intellectuelles et de vision supérieures à celles dont nous disposons réellement, nous ne tenons pas compte des facteurs extérieurs qui pourraient se dresser sur notre route. »
- Surveiller l’heure
« Des études ont démontré que lorsque nous avons davantage conscience du temps limité qui nous est imparti, comme la veille des vacances, nous sommes beaucoup plus productifs. »
Tu peux par exemple travailler avec des plages horaires et “découper” ainsi le temps.
A titre d’exemple, voici la façon dont je découpe mon temps :
- 30 minutes pour répondre à mes e-mails
- 30 minutes pour travailler sur notre ERP
- 30 minutes pour traiter l’administratif.
- Terminer à l’heure
L’une de mes méthodes préférées car elle m’oblige à m’arrêter et à faire mon possible pour atteindre mon objectif.
L’auteur nous explique qu’il faut « se fixer une heure de fin » pour deux raisons :
- D’une part, comme nous l’avons vu plus haut, cela permet d’être davantage conscient du temps qui passe et de se fixer un objectif.
- D’autre part, cela nous empêche de meubler l’espace et le temps disponible dans notre agenda en évitant que d’autres activités viennent s’y greffer. »
Etape # 3: Désactive les notifications et alertes
Comme expliqué précédemment, mon poste implique que je sois réactive en tout temps pour pallier tous les imprévus logistiques. Avant de repenser mes méthodes de travail, j’avais pour habitude d’interrompre tout ce que je faisais pour lire nouveaux e-mails que je recevais. J’avais vraiment l’impression de perdre en concentration tout au long de la journée car je n’arrivais pas à traiter un dossier de bout en bout sans interruption.
Ayant été habituée à faire plusieurs tâches en même temps et à être valorisée pour cette superbe compétence (sentez-vous l’ironie dans cette phrase ?), je pensais très sincèrement que malgré ce sentiment d’insatisfaction et de fatigue mentale, j’étais HYPER efficace mais que nenni ! Être multitâches est au contraire un frein à l’efficacité.
Conclusion
Après avoir appliqué ces 3 étapes dans mon travail quotidien durant 21 jours consécutifs, j’ai constaté une augmentation de ma concentration et de ma productivité (+20 % de dossiers litiges traités en plus de mes dossiers opérationnels) et une diminution significative du nombre d’erreurs que je pouvais faire à cause d’un manque d’attention.
J’ai également remarqué que je me sentais moins fatiguée et beaucoup plus sereine à la fin de journée. En effet, au lieu de noyer mon cerveau sous une masse d’informations diverses et pas nécessairement pertinentes, je lui laissais le temps de traiter et d’assimiler toutes les données d’un même dossier correctement.
Ma question aujourd’hui est :
Es-tu prête à augmenter ta productivité et à relever le défi de mettre en application ces 3 conseils durant 21 jours ?
Fais-le moi savoir en commentaire.
A bientôt,
Audrey HD
